Como reduzir a inadimplência escolar

Com a iminência de uma crise causada pela pandemia mundial de COVID-19, o fantasma da inadimplência volta a assombrar os empresários no Brasil. E o cenário não é menos assustador para gestores e mantenedores de escolas. Esse é um tema sensível, mas que requer muito cuidado e atenção.

Uma instituição de ensino, assim como qualquer outra empresa, precisa de um fluxo de caixa positivo para manter uma boa saúde financeira. Além disso, oferecer um ensino de qualidade e manter uma estrutura escolar não custa barato.

Em tempos de crise, escolas que já sofrem com altas taxas de inadimplência podem rapidamente se encontrar em situações delicadas. Isso também se aplica aos pais, que podem ver as dívidas crescerem como uma bola de neve em uma avalanche.

O ideal é jamais deixar a situação chegar nesse nível. Para isso, é necessário ter uma boa estratégia e manter o controle sobre os pagamentos ao longo do ano. Mas, que outras medidas a sua escola pode tomar?

Os direitos dos pais inadimplentes

Primeiro precisamos entender que entre um pai devedor e uma escola que precisa receber, está um aluno que não tem culpa alguma do que está acontecendo. Por isso, a Lei 9.870/99 traz algumas garantias para esse aluno. Este é um ponto que merece muita atenção. 

O aluno não pode ser privado de fazer qualquer prova escolar ou ser desligado da instituição antes do término do ano letivo. Ele também não pode ter qualquer documento retido ou sofrer penalidades pedagógicas. A escola também não pode submeter o aluno a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça, com risco de sofrer ações judiciais. 

Ao final do ano, a instituição não é obrigada a aceitar a rematrícula desse aluno, mas os documentos de transferência devem ser fornecidos mesmo que ainda existam dívidas ativas. Nesses casos, a escola pode precisar recorrer ao Código de Defesa do Consumidor (CDC) para cobrar judicialmente os pais devedores.

O que pode ser feito para reduzir a inadimplência escolar

Qualidade de ensino sempre será uma das ferramentas mais fortes contra a inadimplência escolar. Pais não querem correr o risco de ter de tirar o filho de uma escola que oferece uma educação de ponta. Em tempos de COVID-19, uma forte estrutura de Ensino Remoto também serve como forma de retenção desses alunos.

Mas diversas medidas podem e devem ser tomadas dentro da estrutura administrativa para reduzir a inadimplência escolar. Um processo robusto de cobrança pode diminuir bastante o número de pagamentos em aberto.

– Matrículas não devem ser feitas sem o saldo anterior quitado
É tentador fazer uma proposta de financiamento e esticar a dívida para o ano seguinte para aceitar a rematrícula do aluno. Mas se o pai desse aluno teve dificuldade de pagar a mensalidade em um ano, é bem provável que ele também tenha dificuldade de arcar com os custos da escola no ano seguinte. Seja firme na exigência da quitação da dívida antes de fazer uma nova matrícula desse aluno.

– Evite dar descontos para pais devedores
Dar um desconto para um pai inadimplente pode ser uma via de duas mãos: a escola aumenta as chances de receber o valor devido, mas a prática pode incentivar ainda mais inadimplência escolar. Se a opção for dar desconto, pode ser interessante pedir que o pai faça uma proposta antes de sugerir um novo valor.

– Crie equipes de cobranças
Algumas instituições optam por colocar a secretaria da escola para fazer a cobrança das dívidas. O problema dessa abordagem é que muitas vezes o funcionário tem envolvimento emocional com o aluno e os pais, além de não ter experiência em cobranças. Por isso, criar uma equipe com pessoas com o perfil necessário – gentis e pacientes – acaba se tornando uma das medidas mais eficazes.

Outra opção é contratar uma empresa de cobrança terceirizada. Apesar de não ser tão eficiente como utilizar uma equipe interna, essa se torna uma alternativa interessante para escolas menores que não têm estrutura para ter um time dedicado a isso.

– Crie uma régua de cobranças e um manual de boas práticas
Uma régua de cobrança define um conjunto de ações que serão tomadas dentro de prazos a partir da data de vencimento do pagamento. É importante sempre informar o devedor sobre os próximos passos que serão tomados, já que isso reflete transparência. Também é importante seguir rigorosamente as ações definidas nessa régua.

Um manual de boas práticas serve para alinhar o time um discurso na hora da cobrança, com frases predefinidas para diferentes etapas da régua.

– Ofereça outras formas de pagamento
Para receber a mensalidade escolar, muitas instituições só oferecem a opção de pagamento por boleto. Mas, na hora de fazer a cobrança, é interessante abrir opções para que o pagamento seja feito no cartão de crédito ou cheque, ou até mesmo através de parcelamentos. 

– Contratos e Notas Fiscais
O contrato é um documento importantíssimo, que oficializa o que foi acordado na hora da matrícula do aluno, informando todos os prazos e cláusulas de pagamento.

Outro documento que ajuda muito na hora da cobrança é a NF. Emitir a Nota Fiscal de prestação de serviço não garante que você vai receber, mas ela pode servir como uma poderosa ferramenta de cobrança, pois formaliza a prestação de serviço.

A polêmica dos descontos

É muito comum os pais dos alunos pedirem descontos nos valores das mensalidades. E em tempos de COVID-19, esses pedidos não vêm apenas dos pais inadimplentes!

A princípio, as escolas não eram obrigadas a oferecer qualquer tipo de desconto nas mensalidades ou nos valores dos juros e multas por não pagamento. Porém, o Procon de alguns estados definiu que as escolas são obrigadas sim a oferecer algum tipo de renegociação.

Em São Paulo, por exemplo, o Procon realizou um acordo com o Sindicato dos Estabelecimentos de Ensino do Estado, em que ficou definido que as escolas têm de atender em até uma semana   aqueles que queiram fazer um acordo. As escolas não são obrigadas a oferecer descontos, mas devem fornecer algum tipo de alternativa, como um maior número de parcelas.

É importante ter em mente que durante esta crise, muitas pessoas estão passando por dificuldades financeiras. Por isso, abrir mão da cobrança de juros e multas pode ser uma ação que, além de deixar a escola dentro da lei, ainda diminui as chances de ter pais inadimplentes. 

Inadimplência Escolar: é melhor prevenir do que remediar!

A inadimplência escolar é como uma ferida: quanto mais aberta, mais ela sangra. Por isso, é tão importante tomar providências antes da situação apertar, tanto para os pais quanto para a escola. 

Mas, com ações simples, é possível reverter essa situação antes que ela se agrave, garantindo o sucesso e saúde financeira da instituição de ensino.

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